1. Formål
Formålet med denne instruksen er å gi nærmere regler om styrets arbeid og saksbehandling, samt regulere rektors arbeidsoppgaver i forhold til styret. Styrets ansvar fremkommer i Lov om universiteter og høgskoler § 9-1 Ansvar for institusjonens virksomhet:
(1) Styret er det øverste organ for institusjonen. Det har ansvar for at den faglige virksomheten holder høy kvalitet og for at institusjonene drives effektivt og i overensstemmelse med de lover, forskrifter og regler som gjelder, og de rammer og mål som gis av overordnet myndighet.
(2) Alle beslutninger ved institusjonen truffet av andre enn styret, treffes etter delegasjon fra styret og på styrets ansvar. Styret kan delegere som avgjørelsesmyndighet til andre ved institusjonen i den utstrekning det ikke følger av denne lov at styret selv skal treffe vedtak, eller det er andre særlige begrensninger i adgangen til å delegere.
2. Hovedmålsetting for styrearbeidet
Styremedlemmene skal i enhver henseende ivareta de interesser som tjener universitetet best.
3. Styrets sammensetning
Styret har elleve medlemmer og består av fire medlemmer valgt blant ansatte i undervisnings- og forskerstillinger, ett medlem valgt blant teknisk/administrativt ansatte, to medlemmer valgt blant studentene og fire eksterne medlemmer oppnevnt av Kunnskapsdepartementet. Departementet oppnevner styreleder blant de eksterne medlemmene. Styret velger nestleder blant styrets medlemmer.
Styret er beslutningsdyktig når mer enn halvparten av medlemmene er til stede.
4. Styremedlemmenes rettigheter og plikter
Bortsett fra det som er særskilt angitt for styrets leder, har alle styremedlemmene de samme rettigheter og plikter. Alle styremedlemmene er likeverdige og alle argument teller like mye og skal behandles med respekt.
Medlem av styret har plikt til å møte hvis ikke vedkommende har gyldig forfall.
Medlem av styret har plikt til å delta i forhandlingene og avgi stemme. Det er ikke anledning å stemme blankt annet enn ved valg. Ved stemmelikhet i andre saker enn valg er møteleders stemme avgjørende. Ved stemmelikhet ved valg avgjøres dette ved loddtrekning. Jfr. lovens § 9-7.
Har et styremedlem enten selv eller via en nærstående person, fremtredende personlige eller økonomiske interesser i en sak, har vedkommende plikt til å erklære seg inhabil. Et styremedlem kan ikke delta i behandlingen av saker hvor vedkommende er inhabil.
5. Rektors arbeidsoppgaver og plikter overfor styret
Rektor skal følge den til enhver tid gjeldende instruks fastsatt av styret, og kan treffe beslutning der rektor er gitt delegert myndighet enten gjennom reglement eller vedtak i styret. I tillegg treffer rektor beslutninger knyttet til den daglige driften, innenfor de rammer som styret har fastsatt. Rektor skal holde styret underrettet om alt som er av vesentlig betydning for institusjonens virksomhet.
Rektor er styrets sekretær og har rett og plikt til å være til stede og til å uttale seg på styremøtene, med mindre styret vedtar noe annet. Ved forfall trer prorektor inn i rektors rolle.
Rektor er institusjonens talsperson overfor offentlige myndigheter og allmennheten, med unntak av informasjon om styrets behandling av saker (jfr pkt. 11).
6. Saker som styret skal behandle
Styret skal behandle alle saker om etter universitets- og høgskolelovens § 9.-2 hører inn under styret, og andre aktuelle saker når styreleder eller minst to av de øvrige styremedlemmene anser det nødvendig. I tillegg skal styret behandle saker når rektor krever slik behandling.
7. Struktur for styrearbeidet
Det skal settes opp en langtidsdagsorden for styrearbeidet. Denne skal være rullerende og legges frem som vedtakssak på hvert styremøte. I første styremøte i høstsemesteret skal det vedtas en møteplan for kommende år.
8. Styremøtene
Styret skal behandle saker i møte. Eventuelle hastesaker som ikke kan vente til neste styremøte kan legges frem for styreleder som kan treffe vedtak på styrets vegne, dersom ikke saken er av vesentlig karakter eller det er lovmessige begrensninger for det. Styret skal orienteres om slike vedtak i det påfølgende møte.
Styrets møter skal holdes for åpne dører, med mindre styret selv vedtar noe annet. Saker som er unntatt offentlighet skal behandles i lukket møte.
9. Innkalling til styremøtene
Saksliste utarbeides av styrets leder og rektor i fellesskap. Innkallingen sendes ut av styrets leder og for ordinære styremøter skal sakspapirene sendes ut, som hovedregel, en uke før møtet skal finne sted.
Styrets leder, medlem eller rektor kan kreve at styret sammenkalles til møter utenom fastsatt møteplan.
Innkallingen skal vedlegges nødvendig dokumentasjon/saksutredning. Saksdokumentene gjøres tilgjengelig på universitetets nettside senest to dager før møtet.
Normalt sendes bare kopi av sakslisten til varamedlemmene.
Straks et styremedlem blir oppmerksom på at hun/han ikke har anledning til å delta i et møte, skal styresekretæren informeres. Styresekretæren skal umiddelbart gi beskjed til det aktuelle varamedlem.
10. Struktur for styremøtene
Alle saker skal ha et saksnummer bestående av nummeret på saken og årstall.
11. Styrets leder
Styrebehandlingen ledes av styrets leder og i dennes fravær styrets nestleder.
Styrets leder sørger for at det holdes møter så ofte som det trengs.
I den grad det anses nødvendig å informere presse/media om styrets behandling av saker eller vedtak skal dette gjøres av styrets leder, med mindre noe annet er avtalt mellom styreleder og rektor.
12. Protokoller
Det skal utarbeides protokoll fra styremøtene. Protokollen skal utarbeides så snart som mulig etter styrebehandlingen. Foreløpig protokoll sendes til styreleder for godkjenning før den sendes til de øvrige styremedlemmer med merknadsfrist. Etter merknadsfristen publiseres den foreløpige protokollen på universitetets nettside.
Protokollen skal angi tid og sted for styrebehandlingen, deltakerne og styrets beslutninger.
Dersom en beslutning ikke er enstemmig, skal det angis hvem som stemte for og i mot. Styremedlem som ikke er enig i en beslutning, kan kreve sin oppfatning innført i protokollen.
Protokollen underskrives av styreleder og rektor som styrets sekretær.
Endelig godkjenning av protokollen gjøres av styret som første sak i påfølgende møte.